Kohtaaminen on yhtä aikaa äärimmäisen monimutkaista ja äärimmäisen yksinkertaista!
Tapaat koulutuspäivillä henkilön pitkän ajan jälkeen. Hän ei ole ystäväsi, vaan satunnainen työtuttava. Tuttava lähestyy sinua ja kysyy kuulumisiasi. Samalla hän tiedustelee, miten viimeksi suunnittelemasi muutto toiselle paikkakunnalle on sujunut. Sinusta tuntuu hyvältä; Sinut muistetaan ihmisenä, tuttava on ollut kiinnostunut sinusta ja sinun asiastasi, ehkä jopa pohtinut sitä tänne tullessaan. Miten mukavalta tuntuisi tehdä enemmänkin yhteistyötä tämän ihmisen kanssa. Samalla huomaat, että myös sinä haluat tietää tuttavastasi lisää. Kohtaaminen on tapahtunut.
Organisaatio, jossa sen toimijat viihtyvät ja kokevat olevansa arvostettuja, on onnistunut rakentamaan itselleen sisäisen luottamuksen. Luottamuksen rakentaminen lähtee liikkeelle organisaation johdon aidosta halusta ja kiinnostuksesta kohtaamiseen, ihmisten näkemiseen yksilöinä. Miksi sitten kohtaamiselle annetaan niin vähän aikaa?
Kohtaaminen vaatii esimieheltä paljon – olisi mahdollisuuksien mukaan muistettava ihmisten henkilökohtaisia asioita; osaamista, tavoitteita, iloja, huoliakin.
Meidän onkin helpompi puhua organisaation toiminnallisista asioista; mistä lisää tilauksia? Mistä saisimme edullisemmin seuraavan tuotannon alihankintatehtävät? Miten seuraavan projektin presentaatio asiakkaalle hoidetaan?
Vaikeammat asiat, niille ei vain löydy aikaa…
Kohtaaminen vaatii taitoa kuulla ja kuunnella, nähdä henkilön olemuksesta asioita, taitoa olla läsnä juuri sillä hetkellä, juuri kohdattavan henkilön kanssa. Myönteinen ihmiskäsitys on esimiehenä toimimisen yksi lähtökohdista. Innostus, halu kohdata ja luottamus ovat asioita, joiden teeskentely on vaikeaa, ellei suorastaan mahdotonta.
Kohtaaminen vaatii myös erilaisuuden hyväksymistä – kannattaakin pohtia tarkemmin ihmisten käyttäytymisten taustoja.
Joku on sinun mielestäsi ujo ja hiljainen, jonka kanssa on vaikea saada keskustelua aikaan. Oletko lähtenyt aina liikkeelle samoista asioista? Ehkä hän ei olekaan ujo, ehkä hän on harkitseva ja asioita pitkään pohtiva ihminen, joka haluaa sanoa sanottavansa itselleen oikein. Anna hänelle tilaa ja aikaa, mahdollisuutta valmistautua kohtaamiseen. Selvitä mitä hän harrastaa, ole kiinnostunut ja tee lisäkysymyksiä, jotka helpottavat tilannetta. Kerro myös omista ajatuksistasi ja kokemuksistasi. Nämä ovat molemminpuolista virittäytymistä kohtaamiseen.
Kohtaaminen vaatii jalkautumista yksilöiden joukkoon, samalla syntyy mielikuva helpommin lähestyttävästä ihmisestä. {quotes}Lyhyetkin keskustelut luovat pohjaa luottamukselle.{/quotes} Luottamus ei synny sormia napsauttamalla, vaan vaatii pitkäjänteisyyttä.
Kohtaamista helpottaa mahdollisimman hyvä oman itsensä tunteminen ja oman käyttäytymisensä ulkopuolelta näkeminen. Pohdi kohtaamisia, mikä niissä tuottaa sinulle vaikeuksia ja mikä helpottaa tilannetta.
Kohtaamiset eivät kuitenkaan lähes aina ole järjestettyjä tilanteita, vaan oleminen henkilöstön parissa tarjoaa parhaat mahdolliset edellytykset asialle.
Kohtaamisten synnyttämä luottamus näkyy työhön sitoutumisena, työhyvinvoinnin ja jaksamisen parantumisena sekä uskona siihen, että organisaation johto on myös työntekijöidensä takana. Organisaatiossa, jossa vallitsee hyvä luottamustila, johtajaa arvostetaan ja mahdolliset riskit eivät tunnu niin suurilta.
Kohtaamisen kannattaa satsata paitsi etukäteen myös sen jälkeen. Reflektoi tilannetta itsesi kannalta; mikä meni hyvin, missä jäi vielä parannettavaa? Kirjoita itsellesi muistiin avainasioita ja palaa niihin ennen seuraavaa suunniteltua kohtaamista – jokaisen hyvän ihmissuhdetaitajan ikivanha resepti.
Ota tavoitteeksi kohtaaminen, aloita vaikka itsesi kanssa!